役員選任の決議方法の実務～個別決議と一括決議

１．はじめに
　平成29年（2017年）5月28日のブログ「機関運営の留意点～公益法人及び社会福祉法人共通」では、役員の選任方法として複数人を一括して決議する一括決議は不可であり、各役員等について個別に決議する個別決議を行う必要があることを記載しました。
　とはいえ、法人によっては改選時の役員候補者数が数十名というところもあり、まともに個別決議を行うと膨大な時間がかかってしまうという実務上の問題点もあります。
　そこで、今回は役員の選任決議の実務について記載したいと思います。
　なお、本稿は私見であることにご留意ください。

２．平成29年5月28日のブログの再掲
　まず、平成29年5月28日のブログを再掲します。

　　「役員（理事及び監事）は公益法人では社員総会又は評議員会で、社会福祉法人では評議員会で選任することになりますが、この選任は各役員について個別に決議を行う必要があると解されます。すなわち、一括決議は不可と解されます。

　　趣旨は、役員の選任という重要な意思決定について、法は理事の選任議案の内容をすべての社員ないし評議員に通知すると規定するなど（一般法38条①Ⅴ、同法施行規則4条③イ、一般法181条①Ⅲ、同法施行規則58条①、社福法45条の9⑩、同法施行規則2条の12）、慎重に審議を行うことを要求していますが、これを個別決議ではなく、一括決議にしてしまうと、社員又は評議員の意思が反映されないことになり、法の趣旨が没却されてしまうからです。

　　例えば、理事候補がA,B,C,D,E,F,Gの6名がいるとします。評議員のうちXはA~Gの6名につき選任案に賛成ですが、評議員YはA~Fの選任には賛成であるものの、Gについては選任に反対と考えているとします。

　　このとき、一括決議により「評議員全員の賛成により理事候補全員の選任について異議なしとします」としてしまうと、評議員Yの意思が反映されない結果となってしまいます。そうなると、評議員会で慎重に審議を行い役員を選任するという法の目的が達成されなくなります。

　　そのため、役員の選任決議は一括決議ではなく、個別決議で行う必要があります。」（引用終）

　３．内閣府「特に留意する事項について」

　　この役員選任の決議方法は、実は法令で明記されているわけではありません。法の趣旨を鑑みると、一括決議はふさわしくないということです。

　　ただし、全くどこにも記載されていないものなのかというとそうではなく、公益法人の場合は、平成20年10月10日に内閣府公益認定等委員会から出された「移行認定又は移行認可の申請に当たって定款の変更の案を作成するに際し特に留意すべき事項について 」（以下「特に留意する事項について」）のP12～13にこの論点の記載がなされています。

　　

　　引用すると以下のとおりです。

　「法は、社員総会又は評議員会に理事の選任権を形式的に付与しているだけでなく、理事の選任過程の適正を確保するため、種々の方策を講じている。 

　　　　　　　　　　　　　　　　　　（中略）

　　このように、法及び公益法人認定法は、あらゆる規律を通して、選任手続を可能な限り慎重ならしめ、社員総会（評議員会）における実質的な審議を経て適正に理事が選任されるための種々の方策を講じている。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　（中略）　

　　また、理事の選任議案を社員総会（評議員会）で決議する方法について、例えば、４人の理事の選任議案の決議（採決）を４人一括で決議（採決）することとした場合には、本来、１つ１つの議案（１人１人の理事の選任議案）ごとに賛成又は反対の意思を表明することができるはずの社員（評議員）に対して、全議案についてすべて賛成か又はすべて反対かという投票を強制することとなり、上記の法の趣旨が没却されることとなる。」

　とし、結論として、

　「このような法の趣旨及び考え方を踏まえ、

　① 公益社団法人が、定款の定めにより、社員総会の普通決議の決議要件（定足数）を大幅に緩和し、あるいは撤廃することは許されない（問題の所在①）

　② 社員総会又は評議員会で理事の選任議案を採決する場合には、各候補者ごとに決議する方法を採ることが望ましく 、特例民法法人の移行に際し、その定款（の変更の案）に、社員総会又は評議員会の議事の運営方法に関する定めの一つとして、「理事の選任議案の決議に際し候補者を一括して採決（決議）すること」を一般的に許容する旨の定めを設けることは許されない（問題の所在②）こととなる。 」

　と記載しています。

　　公益法人の立入検査で、行政庁が一括決議が不可であることを指摘する場合、この「特に留意する事項について」が根拠となっています。

　４．実務上の対応策

　　しかしながら、上述したように、役員候補者数が30名や40名といった数十名となる法人の場合、各候補者ごとに決議する方法を採ると相当な時間がかかってしまいます。

　　また、それなりの法人になると、総会はホテルの会議場などを借りることが多いですが、1時間あたりの費用も大きいものがあります。

　　ついでにいうと、多くの法人では、総会終了後は懇親会があります。そのため、懇親会が始まる時刻までには総会を終了させる必要がありますが、個別決議をまともにやると時間が読めなくなります。

　　

　　そこで、実務上は、以下の対応策が考えられます。

　

　①まず、議長が、役員の選任については各候補者ごとに決議を行う方法が原則であることを説明する。

　②ただし、時間と手数の関係上、一括して決議を行いたい旨を説明するが、一括決議に反対する人がいれば、申し出てほしいことをアナウンスする。

　　あるいは、一括決議を行うことについて、社員または評議員に対して賛否を問う。

　③反対する人がいなければ、全員が一括決議に賛成したということになる。また、賛否を問うた場合、賛成多数であれば、もちろん、一括決議に賛成したということになる。

　④以上の手続を経た上で一括決議で進める。

　

　　このような方法は、株式会社の株主総会の実務ではよく見られます。

　　あくまで、私見ですが、参考としていただけますと幸いです。　

理事、監事の改選期における注意点～社会福祉法人

１．はじめに
　社会福祉法人では平成29年度から新制度が始まりました。そのため、平成31年度は理事、監事の改選期にあたります。
　そこで、理事、監事の改選期において、注意する点をあげたいと思います。

２．任期の確認
　役員の任期は「選任後二年以内に終了する会計年度のうち最終のものに関する定時評議員会の終結の時までとする。ただし、定款によつて、その任期を短縮することを妨げない。」（社会福祉法（「以下」法）45条）とされています。
　ほとんどの理事、監事は平成29年6月に選任されたと思われますので、その理事、監事は（元号は変わりますが）平成31年度が改選期になります。

　注意すべきは、この間に理事、監事の交代があった場合です。
　「役員の任期の計算方法～公益法人・社会福祉法人」の再掲になりますが、例えば、平成30年3月に理事に選任された場合、平成31年度の定時評議員会の終結の時までが任期となりますので注意する必要があります。多くの社会福祉法人は6月に定時評議員会を開催するので、この場合だと、平成30年3月に選任された理事は平成31年（2019年）6月までが任期となります。期間は約1年3ヶ月となります。旧制度と異なり、丸々2年間ではなくなったので、注意が必要です。

３．監事の選任
　「監事選任における留意点～公益法人及び一般社団法人等、社会福祉法人」でも記載さいましたが、評議員会を開催するときに監事の選任に関する議案を評議員会に提出するには、監事（監事が二人以上ある場合にあっては、その過半数）の同意を得なければなりません（一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（以下「一般法」）72条①、法43条③）。
　この趣旨は監事の地位の安定性を保つためですが、その手段として監事の同意書を書面でもらっておく必要があります。（就任承諾書とは異なります。）。

　再掲となりますが、埼玉県久喜市の公式ホームページ内の「社会福祉法人の運営について」という社会福祉法人向けのページに、Word版で監事の同意書のひな形が掲載されています。

４．就任承諾書
　今回、改選によって改めて選任されるので、就任承諾書も必要です。前回、記載したから今回は不要ということにはなりませんので注意が必要です。
　就任承諾書については、前回のものを使用すればよいですが、兵庫県の「社会福祉法人制度改革に関する資料について」にも掲載されていますので、ご紹介しておきます。
　
　その他、欠格事由などについても確認をしておく必要があります。

５．理事長の選定
　定時評議員会により、理事が選任されたら、その後に理事会を開催して理事長を選定する必要があります（法45条の13③）。
　理事長は理事であることが前提ですから、理事の任期が終了した時点で理事長の地位も消滅しています。従って、改選期においては改めて理事会で理事長を選定する必要がありますので失念しないようにする必要があります。
　
　なお、理事長選定のための理事会は、定時評議員会の直後に開催しても構いません。むしろ、日を空けてしまうとその間、理事長不在ということになってしまい、機関運営上好ましくありません。

　なお、この場合の開催方法ですが、「新理事による理事会の招集方法」にも記載したように、招集手続の省略によって開催すればよいでしょう（法45条の14⑨、一般法94条②）。
　招集手続の省略とは、理事及び監事の全員の同意があるときは、招集の手続を経ることなく開催することができるというものですが、全員の同意は、書面でなくても問題はありません。口頭でも可能です。

　その他の方法では、同じく「新理事による理事会の招集方法」にも記載したように、決議の省略による方法でも構いません。

公益財団法人を設立するときの注意点（２）

１．はじめに
　以前、「公益財団法人を設立するときの注意点（１）」では、親族規制について記載しました。
　今回は、公益財団法人を設立するまでの過程について記載します。

２．一般財団法人の設立
　公益財団法人を設立するには、まず、一般財団法人を設立する必要があります。いきなり、公益財団法人は設立できません。なぜかというと、公益財団法人とは、一般財団法人のうち、公益認定を受けた法人を指すからです（公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律（以下、認定法）４条２号）。すなわち、一般財団法人を設立し、その後、行政庁から公益認定を受けて公益財団法人に至るわけです。



３．一般財団法人の設立における留意点
　一般社団法人や一般財団法人の設立は簡単だ、という話をよく聞きます。しかしながら、これはケースによって異なります。もう少し具体的に言うと、財務会計がどの程度行われているかによって設立までの時間が異なってきます。
　確かに、一般財団法人の場合、定款を作成すれば、ほぼ手続きは終了といってもよいほど比較的簡単にできます。しかしながら、設立登記を行った後、２ヶ月以内に税務署などに設立時貸借対照表を届け出る必要があります。設立時貸借対照表を作成するには資産、負債の関係が明らかになっていなければなりません。これは登記手続きを行う前に終了させておきたいところですが、場合によっては意外に時間がかかります。

　以下、ケースに分けて説明します。

　まず、①全く活動実績がない新規設立の場合と②それまで任意団体として活動してきた場合の２つに分けます。

①全く活動実績がない新規設立の場合
　この場合は、比較的簡単に設立できます。
　財務会計については、これまで活動実績がないため、会計帳簿はありません。従って、設立時貸借対照表を作成すればよいことになります。ただし、どのような財産を法人の資産にするのか、その範囲と金額について定める必要があります。金額については、現金預金であればわかりやすいですが、固定資産の場合は価額のつけ方が難しい場合もあります（文化財など）。

②それまで任意団体として活動してきた場合
　この場合、どのような会計を行ってきたかによって異なります。具体的には、複式簿記による会計を行ってきたかどうかによります。

（イ）複式簿記を行ってきた場合
　それまで、複式簿記による会計を行ってきた場合は、比較的スムーズに設立できます。複式簿記によれば、資産、負債、正味財産の関係が明らかになっているためです。そのため、設立時貸借対照表の作成にはそれほど時間はかかりません。もちろん、資産の実在性など、会計上適正である必要があるので、そのチェックに多少時間がかかる場合もあります。

（ロ）複式簿記を行っていなかった場合
　複式簿記を行っていなかった場合は、いわゆる単式簿記の方式になっているため、資産、負債の関係を明らかにするまでに時間がかかりやすい傾向にあります。
　現金や預金の残高の把握には時間はかからないことが多いですが、例えば、所有する固定資産については減価償却を行っていないため、減価償却を行った後の帳簿価額の計算に時間がかかることもあります。具体的には、いつ取得して、何年経過しているのか、取得価額はいくらだったのかといった情報の把握に意外に時間がかかります。
　負債に関しても、未払金を計上したことがないので、債務がどこまであるのかの把握に結構時間がかかります。

　このように、設立時貸借対照表を作成することは、一見、簡単なように見えますが、ケースによって完成するまでの時間が変わってきます。こういったところで、一般財団法人の設立までのハードルは異なってきますので、設立する場合は、現状の把握を行うことが必要です。　

公益法人の立入検査のポイント（１）

１．概要
　８月も終わりに近づき、９月になろうとしています。９月になると行政庁による公益法人の立入検査が本格的に始まります。もちろん、８月に実施しているところもありますが、どちらかというと９月以降が多くなります。
　公益法人の制度改革以後、ほぼすべての公益法人（公益認定を受けた一般社団法人及び一般財団法人をいいます。以下同じ。）には立入検査が入っていますが、近年設立された公益法人やこれから公益法人を設立しようとされる方もいらっしゃると思います。特に、事業承継や相続税対策のために今後、公益法人を設立したいという方は多くいらっしゃいます。
　そこで、今回は公益法人の立入検査のポイントについて記載したいと思います。
　なお、本稿は私見であることにご留意ください。

２．立入検査とは何か
　立入検査の根拠は、公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律（以下「認定法」）の第27条①に求められます。
　認定法27条①では「行政庁は、公益法人の事業の適正な運営を確保するために必要な限度において、内閣府令で定めるところにより、公益法人に対し、その運営組織及び事業活動の状況に関し必要な報告を求め、又はその職員に、当該公益法人の事務所に立ち入り、その運営組織及び事業活動の状況若しくは帳簿、書類その他の物件を検査させ、若しくは関係者に質問させることができる。」と定められています。
　これを根拠に、行政庁が立入検査を行うわけです。
　立入検査は、条文のとおり、公益法人の事業について適正な運営ができているかどうかを調べるために行われます。
　具体的には、大きく分けて①機関運営や公益事業の実施といったガバナンス面と②内部統制を含む会計面について調べられます。

３．行政庁ごとの実施例
　立入検査のスタイルは行政庁によって異なります。
　私もこれまで数多くの立入検査に立ち会ってまいりました。
　ここでは、私の知っている範囲で各行政庁の立入検査の実施状況を記載してみます。ただし、私の記憶違いもあるかもしれませんので、あくまで参考でお願いいたします。

（１）内閣府
　日数：1日
　時刻：午前11時～午後4時頃
　人数：2名
　内容：ガバナンス面と会計面（事業報告等を含む）
　頻度：概ね4年に1回
　特徴：内閣府はプロパー職員は少なく、大抵他の省庁から出向されている方です。
東京から出張されるので、関西あたりに来られるときは日帰りになります。

（２）京都府
　日数：1日
　時刻：午後1時～午後5時30分
　人数：3～４名　うち1名は公認会計士
　内容：ガバナンス面と会計面
　頻度：概ね3年に1回
　特徴：①京都府は、ガバナンス面と会計面のそれぞれについて担当者がつき、同時並行で検査を行っていきます。会計面は公認会計士が行います。時間が午後のみと短い分、役割分担を行って効率的に行うということだと思います。そのため、担当者数も多めになります。
②事前に立入検査のチェックポイントが送られてきます。これにより、どのようなことを検査されるのかを事前に知ることができます。
③事業報告等については立入検査当日は見ないことになりました。

（３）滋賀県
　日数：1日
　時刻：午前10時（だったと思います）～午後5時30分
　人数：2名
　内容：ガバナンス面と会計面（事業報告等を含む）
　頻度：概ね3年に1回
　特徴：①滋賀県は前半をガバナンス面、後半を会計面といった感じで進めていました。役割分担はなく、ガバナンス面、会計面を二人で一緒に見ていました。
　②滋賀県は滋賀県公益認定等委員会のHPで、立入検査実施計画を公表し、どの年度にどの公益法人に立入検査を行うのかというスケジュールを公表しています。また、立入検査チェックシートも公表しています。これにより、どのようなことを検査されるのかを事前に知ることができます。

（４）大阪府
　日数：1日
　時刻：午前10時～午後5時30分
　人数：３～4名　うち1名は公認会計士
　内容：ガバナンス面と会計面（事業報告等を含む）
　頻度：4年に1回
　特徴：ガバナンス面と会計面についてそれぞれ担当者がつき、同時並行で行っていきます。京都府と同じスタイルですが、大阪府は終日実施します。
　頻度は４年に１回となったそうです。

（５）兵庫県
　日数：1日
　時刻：午前９時30分～午後5時30分
　人数：２名
　内容：ガバナンス面と会計面（事業報告等を含む）
　頻度：概ね３年に１回
　特徴：事業報告等の担当者、ガバナンス面・会計面の担当者がいて、同時並行で行っていきます。
　事前に準備していただきたい資料のリストが送られてきます。

　日数は、どの行政庁も通常は１日です。ただし、ごくまれに２日間にわたって行われるところもあるそうです。
　また、終了時刻ですが、予定よりも早い時刻に終わることもよくあります。

４．最後に
　今回は、立入検査の概要面について記載しました。
　公益法人であれば、立入検査は必ず実施されます。これから公益法人を設立することを考えられている方は、公益法人は設立したら終わりではなく、設立後もいろいろな規制が続くということを知っていただきますようお願いいたします。

監事監査のあり方～公益法人・社会福祉法人共通

１．概要

　　公益認定を受けた公益社団法人は、理事会の設置が公益認定のための要件となっていますので（公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律（以下「認定法」）5条十四  ハ）、監事の設置が必要です（一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（以下「一般法」61条）。また、一般財団法人は監事を設置しなければならないとされているので（一般法170条①）、公益認定を受けた公益財団法人も監事が設置されています。

　　また、社会福祉法人では、社会福祉法で監事を置かなければならないと定められていますので（社会福祉法（以下「社福法」36条①）、社会福祉法人も必ず監事が設置されています。

　　今回は、この監事による監事監査のあり方について記載していきたいと思います。

　　なお、本稿は私見であることにご留意ください。

　２．監事監査の内容

監事は、理事の職務の執行を監査するとされています（一般法99条、社福法45条の18①）。監事監査には会計監査と業務監査が含まれます。会計監査については、計算関係書類の適正性について監査を行います。また業務監査は、理事の職務の遂行に関し、不正の行為又は法令若しくは定款に違反する重大な事実がないかどうかについて監査を行います。
　監事は監事監査を行うと、その内容を記載した監査報告書を発行します（一般社団法人及び一般財団法人に関する法律施行規則36条及び45条、社会福祉法施行規則２条の27及び2条の36）。

３．監事監査の現状
　このように監事は会計監査と業務監査を行う義務があります。従って、監事は会計監査と業務監査を行った上で、自ら結論を形成し、監査報告書を作成し、署名押印を行う必要があります。
　しかしながら、行政庁名は伏せますが、監査を行わないで監査報告書に署名押印のみを行っている監事がいるのではないか、ということで公益法人の立入検査では、本当に監事が会計監査と業務監査を行ったのかを確かめるようになってきています。
　具体的には、監事が監査を行ったことを示す証拠の提示が求められてきています。
　このとき提示するものとしては監事が行った監査手続とそれに対する結果や指摘事項などを示した書面が望ましいといえます。名称は「監事監査レポート」、「指摘事項一覧」など様々で、決まったものはありません。
　ちなみに、監査法人による株式会社の財務諸表監査では、監査役レポートの提示を求めています。内部統制を構成する要素で最も重要なのは統制環境ですが、統制環境が適切に機能しているかどうかは、ガバナンスが機能しているかどうかを見る必要があるからです。このガバナンスが機能しているかどうかの判定の手段の一つが監査役レポートです。すなわち、監査役レポートを見れば、監査役がどのようなレベルの監査を行っていて、ガバナンスがどのぐらい効いているのかといったことを知る上で一つの目安となるからです。

４．監事監査のあり方
　すでに決算期を過ぎた法人で、このような監事監査レポートが作成されていない法人は、今から監事に作成してもらうことはできませんので、このまま行くしかありません。しかしながら、今後は監事には監事監査レポートを作成してもらう必要があるといえます。見方を変えると、監事は自分が監査を行ったことを示すためにも監事監査レポートを作成する必要があります。もちろん、適切に監査を行うことが前提です。
　また、よく見られるのは、監事監査を行っている場合でも、決算時に設けられた監事監査の日にやって来て数時間で終わり、というものですが、期末後の日に数時間、決算書、残高証明書、元帳を見ても実効性のある監査は期待できません。従って、今後は期末決算時だけではなく、期中にも監事監査を行うことが望まれます。
　実際、中間時、期末時の少なくとも年2回、監事監査を行っている法人は存在します。また1～2時間で終えるのではなく、朝から夕方まで1日かけてしっかりと行っています。
　さらに、実効性のある監査を行うためには、年間の監査計画も作成する必要があります。
　上述のように、監事監査がしっかりと機能しているかどうかは、内部統制の最重要要素である統制環境に影響を与えます。統制環境は内部統制のすべての要素に影響を与えますから、監事がしっかりとその役割を果たしていないと、法人の内部統制全体に悪い影響を与えることになります。
　従って、法人運営を行うにあたっては、監査を適切に行うことができる監事を選任する必要があるといえます。

役員の任期の計算方法～公益法人・社会福祉法人

１．概要
　６月になりましたが、公益法人及び一般社団法人等や社会福祉法人におかれましても理事会や社員総会、評議員会の開催準備が進んでいるものと思われます。
　今回は、平成29年6月12日に掲載した「理事及び監事の就任日～社会福祉法人」のうち役員の任期の計算方法について、補足する形で記載します。

２．役員の任期
（１）公益法人及び一般社団法人等
　役員の任期について、まず公益法人及び一般社団法人等ですが、法令では理事及び監事の任期についてそれぞれ、次のように規定されています。

（イ）理事の任期
「理事の任期は、選任後二年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時社員総会の終結の時までとする。ただし、定款又は社員総会の決議によって、その任期を短縮することを妨げない。」（一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（以下「一般法」）66条）。

（ロ）監事の任期
「監事の任期は、選任後四年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時社員総会の終結の時までとする。ただし、定款によって、その任期を選任後二年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時社員総会の終結の時までとすることを限度として短縮することを妨げない。」（一般法67条）。
　
　実務では、監事の任期については、ただし書きを適用している法人が多く見受けられます。理由は、これにより理事と監事の任期が同じになるため、手続を行いやすくなるからです。

（２）社会福祉法人
　社会福祉法人については、理事と監事に分けず、役員としての任期が定められています。

「役員の任期は、選任後二年以内に終了する会計年度のうち最終のものに関する定時評議員会の終結の時までとする。ただし、定款によつて、その任期を短縮することを妨げない。」（社会福祉法45条）

（３）留意点
　社会福祉法人では、以前は任期は「２年」という定め方がされていましたが、新社会福祉法になってからは上記のような規定となりましたので、必ずしも丸々２年とは限らないという点に留意する必要があります。

３．任期の計算方法
　任期の計算方法について、平成29年６月12日のブログでは図がなかったので、わかりにくい面もあったかと思います。
　そこで、今回は図を用いて説明します。

【図１】

　なお、【図１】は、公益・一般財団法人や社会福祉法人が評議員会を開催して役員を選任するケースです。公益・一般社団法人では「評議員会」が「社員総会」になります。

（１）（A)のケース
　（A)のケースは、期末日前の✕2年3月20日に臨時評議員会や臨時社員総会が開催されて役員が専任されるケースです。
　この場合、「選任後二年以内に終了する会計年度」とは✕2年3月31日に終了する会計年度と✕3年3月31日に終了する会計年度となります。
　次に、「選任後二年以内に終了する会計年度のうち最終のもの」は✕3年3月31日に終了する会計年度となります。
　従って、「選任後二年以内に終了する会計年度のうち最終のものに関する定時評議員会の終結の時まで」とは、✕3年3月31日に終了する会計年度に関する定時評議員会や定時社員総会、すなわち、✕3年6月△日に開催される定時評議員会、定時社員総会の終結の時までとなります。
　このケースでは、就任期間は約1年3ヶ月となります。

（２）（B)のケース
　（B)のケースは、いわば通常のケースです。
　こちらも同様に、「選任後二年以内に終了する会計年度のうち最終のもの」とは✕3年3月31日に終了する会計年度となります。
　従って、「選任後二年以内に終了する会計年度のうち最終のものに関する定時評議員会の終結の時まで」とは、✕3年6月△日に開催される定時評議員会、定時社員総会の終結の時までとなります。
　この場合、就任期間は2年間よりも数日短い、または数日長いということが多くなると思います。

（３）（C)のケース
　（C)のケースは期末日後、定時評議員会・定時社員総会の前である✕1年4月20日に就任したケースです。
　こちらも同様に、「選任後二年以内に終了する会計年度のうち最終のもの」とは✕3年3月31日に終了する会計年度となります。
　従って、「選任後二年以内に終了する会計年度のうち最終のものに関する定時評議員会の終結の時まで」とは、✕3年6月△日に開催される定時評議員会、定時社員総会の終結の時までとなります。
　この場合、就任期間は約2年2ヶ月となります。

４．最後に
　（B)のケースは間違えることが少ないのですが、（A)や（C)のケースは失念されるケースが多いので注意が必要です。特に（A)のケースは間違えやすいので注意が必要です。
　（A)や（C)のケースで役員を選任した場合、【図１】のような時系列表を記載して、任期を確認するとよいでしょう。そのうえで、就任承諾書には就任期間として「○年度の評議員会（社員総会）の終結の時までとする。」と記載します。
　さらに、管理表を作成し、○年度の定時評議員会・定時社員総会ではどの役員の改選となるのかを記載しておくとよいと思います。
　

人事異動があった場合の対処法～公益法人

１．人事異動があった場合
　地方公共団体では３月下旬に人事異動の内示がでますが、公益法人に出向する人もいれば、出向が終わって戻る人もいます。また、人事異動により役職が変わり、充て職で就任していた理事をやめることになる人も出てきます。
　もちろん、地方公共団体のみならず、いろいろな団体から充て職で理事についている人も同様です。
　理事のみならず、事務局長など、いわゆる重要な使用人に該当する人も人事異動となるケースが出てきます。
　今回は、このような人事異動があった場合の論点について、公益法人の場合について記載します。ただし、この論点は社会福祉法人についても同様です。
　なお、本稿は私見であることにご留意ください。

２．充て職の理事の場合
（１）充て職とは
　まず、最初に、充て職とは、ある団体の会長や地方公共団体のある役職の人といった特定の地位についている人を、別の法人や団体などの特定の地位に就かせることをいいます。
　充て職は、外郭団体系の公益法人や社会福祉法人などでよく見られます。
　例えば、ある県の外郭団体である公益財団法人の理事長は、その県の知事が就任することになっている、といった具合です。
　このような充て職で公益法人などの理事についている場合、その所属している法人・団体・地方公共団体で人事異動があった場合に、いくつかの問題が出てきます。

（２）新理事の選任方法
　人事異動で理事が変更となった場合、新しく充て職で理事に就任予定となる人の扱いが問題となります。
　この場合、新しく充て職でやってくる人は、自動的に理事になるのかというと、それは不可です。後釜の人は、自動的に理事にはなりません。理事になるには、社員総会又は評議員会での選任決議が必要です（一般社団法人及び一般財団に関する法律（以下「一般法」）63条①、177条）。
　もちろん、社員総会又は評議員会を開催するには、その前に理事会を開催し、社員総会又は評議員会の招集の決定を行う必要があります（一般法38条、181条）。
　そのため、後釜の人を理事に就任してもらうには、理事会、社員総会又は評議員会の決議が必要となりますが、人事異動がどうなるのかは3月下旬にならないとはっきりしないですし、時間や費用もかかるので、3月下旬や4月に入ってからの理事会や社員総会又は評議員会の開催は難しいのが現実です。
　従って、後釜の人は、５月あるいは６月に開催される定時評議員会で理事に選任されるまで待っていただくことが現実的ではないかと思います。
　もっとも、例えば、財団法人で人数が少ない小規模な法人では、決議の省略による方法で選任するという方法もあります。

（３）定数を下回った場合
　（２）のケースは、前任の理事が辞任しても定数を下回らない場合を想定しましたが、前任の理事が辞任したため、法律や定款で定めた定数の下限を下回ってしまう場合もある可能性も想定されます。
　そうなると、早く後任の人を理事にする必要があります。
　なお、理事の数が定数を下回った場合、法令上は、任期の満了又は辞任により退任した役員は、新たに選任された役員が就任するまで、なお役員としての権利義務を有するとされています（一般法75①、177条）。ただし、その選任の手続をすることを怠ったときは、原則として過料に処するとされています（一般法342条柱書、同条13号）。
　とはいえ、このような事態にならないように、例えば、次のような対策が考えられます。

（イ）仮に、地方公共団体の充て職の人が全員異動となっても、定数を下回らないような定数を定めておく。
（ロ）同業者団体など、団体系の人については、いつ辞任するのかを早めに報告していただく（本人は、その団体の任期はあらかじめわかっているはずなので。）
（ハ）定数は法令上の下限3名に定めておき、同時に理事数に余裕をもたせる。

３．事務局長など重要な使用人の場合
　出向元の人事により、事務局長や事業部の部長が異動となることもあります。
　通常の職員であれば、単なる人事異動ですが、事務局長や事業部長となると、以前、「事務局長や施設長などの選任及び解任」で触れたように「重要な使用人」に該当すると考えられます。
　この「重要な使用人の選任及び解任」の場合は、理事会の決議が必要となってきます（90④、177条）。
　社員総会や評議員会での選任決議は必要ないので、理事会の決議のみとなります。そのため、時間や手数はかかりますが、この場合、理事会の決議は必要です。
　ただし、困るのは、地方公共団体の人が、人事異動で公益法人の事務局長など重要な使用人になるケースです。この場合、上述のように、3月下旬にならないと誰が来るのかがわからないのが現状です。
　しかも、外郭団体系の公益法人の場合、建前では重要な使用人は理事会決議で決定するはずですが、実際には地方公共団体において決められてしまっています。
　この場合、考えられる方法としては3月下旬に内示が出たら、後釜の人に履歴書、職務経歴書を提出していただき、3月中に決議の省略により理事会を行い、これにより重要な使用人を決定するというものがあります。実質的には追認のような形になりますが、やむを得ないと思います。　

自己の職務の執行状況の報告～社会福祉法人

１．概要
　全ての社会福祉法人は、３月頃には事業計画及び予算を審議し、承認するための理事会が開催される予定になっていることと思います。
　この理事会は例年通りではないかと思いますが、特に、理事会の開催を年２回としている社会福祉法人では、この理事会で「職務の執行状況の報告」を行っておく必要があるので留意が必要です。今回は、理事の職務の執行状況の報告について実務上の留意点を記載します。
　なお、本稿は私見であることにご留意ください。

２．制度の内容

　（１）報告を行う理事
　この職務の執行状況の報告ですが、報告を行うのは以下の理事です（社会福祉法（以下「法」45条の16②）。

　（イ）理事長
　（ロ）理事長以外の理事であって、理事会の決議によって社会福祉法人の業務を執行する理事として選定されたもの（業務執行理事）
　

　　この報告を行う趣旨は、理事会による理事長および業務執行理事に対する職務の執行の監督を機能させるためです（法45条の13②二）。すなわち、理事会が理事長および業務執行理事の職務執行についてその適法性や妥当性を判断するためには、彼らの職務の執行状況の内容を知ることが必要であることから、彼らにその内容を報告させているということです。

　なお、理事会の場で報告する人ですが、実際に実務を担当している事務局長や経理担当者といった現場の職員でないと詳細な報告が難しいケースもあると思います。このような場合は、理事長や業務執行理事が出席していることを前提として、理事長等の監督のもとで実務担当職員が報告させるという方式でも、趣旨は逸脱しないのではないかと思います（私見です）。ただし、理事長等はその内容を把握し、他の理事からの質問には回答できるようにしておく必要はあると思います。
　とはいえ、理事長や業務執行理事本人が発言するのが最もよいことであるのは間違いありません。
　
　（２）報告の頻度
　原則は3ヶ月に1回以上です（法45条の16③本文）。
　ただし、定款で毎会計年度に４月を超える間隔で２回以上その報告をしなければならない旨を定めた場合は、年２回でも可です（法45条の16③ただし書）。この容認規定で運営されている社会福祉法人は、６月頃の決算承認理事会と３月の事業計画及び予算承認理事会で報告を行われるところが多いと思います。
　なお、よく頂くご質問で「３月と６月では、４ヶ月超の間隔があいていないのではないか」というものがありますが、この間隔は事業年度でカウントしますので問題はありません。すなわち、６月から始めて４ヶ月超をカウントしますので、例えば、現在の進行年度でいえば、平成29年６月と平成30年3月は4ヶ月を超えることになります。
　もちろん、6月と3月でなくとも、それ以外の月で開催した理事会で自己の職務の状況の報告を行っても問題はありません。
　　
　３．自己の職務の執行状況とは
　「自己の職務の執行状況」の内容ですが、よく頂くご質問として「具体的に何を報告すればよいのかわからない。どのようなことを報告すればよいのか。」といったものがあります。回答としては、極端に言えば、理事の業務執行に関わることであれば何でもよい、ということになります。
　そこで、具体例を示します。

・決算見込
・月次決算や四半期決算の状況
・事業報告
・所轄庁による指導監査の指摘事項
・各事業部門の活動報告
・重要性の高い契約の顛末
・重要性の高い行政庁への届出事項や承認事項
・過去の理事会決議事項につきその経過内容

　４．議事録への記載
　自己の職務の執行状況の報告が行われた場合は、議事録に記載しておく必要があります。議事録に記載しておかないと、自己の職務の執行状況の報告が行われたかどうかが不明となるからです。
　この記載は法令上求められていませんが、指導監査のときにチェックされると思いますので忘れないようにする必要があります。なお、理事会議事録の法定の記載内容は社会福祉法施行規則２条の17③に記載されています。
　
　５．職務執行状況報告書
　京都市の参考様式集の中には「職務執行状況報告書」というものが入っていました。
　職務執行状況報告書は法令上で作成が求められている書面ではありませんが、上記４と同様の趣旨でも受けたものと推定されます。
　所轄庁のうち、このような報告書が参考様式として示されているところであれば、この報告書を作成しておくほうがよいと思います。
　なお、私見ですが、この報告書を作成した場合でも自己の職務の執行状況の報告について、議事録への記載は必要といえます。議事録には、発言内容を漏れなく記載することが必要ですし、また、職務の執行状況の報告について質疑応答もありえますので、その内容も記録しておく必要があるからです。

　６．決議の省略では不可
　最後に、この自己の職務の執行状況の報告は、実際に開催された理事会において行う必要があります。
　決議の省略による方法（いわゆる「みなし決議」）で行うことはできませんので留意する必要があります。

公益認定一発取消しの危険性～公益法人

１．公益認定の取消し
　公益社団法人及び公益財団法人とは、一般社団法人及び一般財団法人のうち、公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律（以下「認定法」）第４条の認定を受けた法人をいいます（認定法２条、４条）。
　公益認定は、一回認定を受ければ安泰というものではなく、法令を遵守しなければ取消されることがあります。これを「公益認定の取消し」といいます（認定法29条）。　　
　この公益認定の取消しには、2つのケースがあります。そのうちの一つは、公益認定が一発で取消されるケースです。
　今回は、主にこの一発取消しについて記載します。

２．勧告や命令が出たとき
　上記のように公益認定が取消されるケースには2つのケースがありますが、その1つは、勧告や命令が出たときに、公益法人自ら認定取消しの申請が行われて、公益認定の取消しとなるケースです。以下、具体的に説明します。

　認定法には、公益認定の基準のいずれかに適合しなくなったときや公益法人の事業活動等を遵守していないとき（財務3基準を満たしていないなど）などの一定の要件を満たしたときに、行政庁はその公益認定を取り消すことができるという制度があります（認定法29条②）。

　このケースの場合は、通常、事前にその公益法人に対して行政庁から勧告があります（認定法28条①）。というのは、行政庁は、認定法28条第２項各号のいずれかに該当すると疑うに足りる相当な理由がある場合には、当該公益法人に対し、期限を定めて、必要な措置をとるべき旨の勧告をすることができる、とされているからです。
　なお、勧告が行われると、勧告の内容が公表されます（認定法28条②）。

　また、勧告を受けた公益法人が、正当な理由がなく、その勧告に係る措置をとらなかったときは、当該公益法人に対し、その勧告に係る措置をとるべきことを命ずることができます（認定法29条③）。これを命令といいます。命令が出た場合はその旨が公示されます（認定法29条④）。

　このような勧告や命令が出た場合、公益法人自ら認定の取消しの申請が行われ、公益認定の取消しに至るということが見られます（認定法29条①四）。

　３．勧告や命令なしに一発で取消されるとき

　　しかしながら、このような勧告や命令がなく、一発で公益認定が取消されるときがあります。

　　実際に、今年の3月、埼玉県入間市の公益社団法人でこのケースでの公益認定取消しがありました。

　　理由は「平成24年2月に刑法第235条（窃盗）の罪により懲役1年6月の判決を受け、刑が確定し、平成25年7月に刑の執行を終えた者が、刑の執行を終わった日から5年を経過しない日に法人の役員に就任した。」というものです。

      

   　上記（１）に記載したのは、認定法29条2項の規定ですが、実は、その前項、すなわち、認定法29条1項に「行政庁は、公益法人が次のいずれかに該当するときは、その公益認定を取り消さなければならない。」という規定があります。

　　すなわち、一定の法律要件を満たした場合は、有無を言わさず即時に公益認定取消しとなるということを定めています。

　　「次のいずれか」というのは認定法29条1項の1号から4号のことを指しますが、このうち、1号は「第六条各号（第二号を除く。）のいずれかに該当するに至ったとき。」とされています。

　　この6条は何を定めた条文なのかというと、役員等の「欠格事由」を定めた条文です。今回の埼玉県入間市の公益社団法人のケースは、この欠格事由に抵触したケースです。

　　認定法第６条では「（中略）次のいずれかに該当する一般社団法人又は一般財団法人は、公益認定を受けることができない。」として、第1号に「その理事、監事及び評議員のうちに、次のいずれかに該当する者があるもの」と定めています。そして、イからロの４つを掲げていますが、このうちハに「禁錮以上の刑に処せられ、その刑の執行を終わり、又は刑の執行を受けることがなくなった日から五年を経過しない者」という条文が掲げられています。埼玉県入間市の公益社団法人は、上記の通り、窃盗罪で懲役刑を受けた者が刑の執行が終わった日から５年を経過しない日に役員に就任したことから、認定法29条①一に抵触し、勧告や命令が発せられることなく、行政庁から認定を取消されたものです。

　　このように、理事、監事、評議員の中に欠格事由に抵触する者がいると、一発で公益認定を取消されるので十分注意する必要があります。欠格事由の規定が整備されたときは、連座制や暴力団に関する規定が注目されましたが、刑罰者については盲点になっている感があります。

　　なお、公益社団法人及び公益財団法人は一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（以下「一般法」）の規定も適用されますので、一般法65条の規定も注意しておく必要があります。一般法65条では、①法人、②成年被後見人若しくは被保佐人等、③一般法などの法令違反により刑に処せられ、その執行を終わり、又はその執行を受けることがなくなった日から二年を経過しない者、④③以外の法令の規定に違反し、禁錮以上の刑に処せられ、その執行を終わるまで又はその執行を受けることがなくなるまでの者（刑の執行猶予中の者を除く。）については、役員になることができないとされています。

　　ただし、認定法は一般法に優先して適用されます。

　４．「欠格事由」規定の対策

　　このように、認定法第6条1号ハの規定に抵触すると、一発で公益認定が取消しになり、その公益法人にとっては極めて大きな影響が出ますから、常時注意する必要があります。

　　ほとんどの公益法人では、理事、監事、評議員の就任の際、候補者から就任承諾書とともに「履歴書」と「確認書」をいただいていると思います。

　　そこで、対策としては、この履歴書と確認書が重要となりますが、全員から提出していただくのは当然として、形式的にならないようにする必要があります。

　　特に、確認書については、よく読まないで署名押印する人がかなりいると推測されますので、公益法人の担当者は、必ず口頭で、上記条文の内容を説明することが有効と考えられます。特に、新しく理事、監事、評議員に就任される人に対しては、十分な口頭説明と確認書の熟読が必要です。

　　この履歴書と確認書は、重任する時も必ず入手する必要があります。「前回、頂いたので、何度も同じ書類を提出していただくのは何なので・・・」と入手を躊躇される方もいらっしゃるかもしれませんが、躊躇することはありません。必ず、提出してもらってください。また、理事、監事、評議員の候補者の中には「前回、提出したではないか」と言う人もいるかもしれませんので、選任決議後に何も説明せずに郵送で送りつけるのではなく、選任決議が行われる前に、例えば、決算承認理事会などの場で、事前に説明しておくとよいと思います。

　　さらに、就任期間中にも欠格事由に該当していないか注意する必要があります。連座制（6条①イ）については、上記２の通り、勧告などが出れば危険な兆候といえますので、該当役員に辞任を促す必要があります。この勧告などについては公益法人インフォメーションで確認することができますので、事務局や総務部の担当者は日々チェックすることが望まれます。

　　次に、今回の論点である刑罰者については、就任期間中に法令違反を起こしていても、法人側ではなかなか気づかない事が多いと推測されます。

　　対策としては、理事会や評議員会で、交通事故や脱税などの法令違反を起こしていないかどうか、もし該当者がいれば後日自己申請をしていただきたい旨を事務局から毎回お知らせするという方法が考えられます。そして、もしこのような法令違反者がいれば、その時点で辞任していただくのがよいのではないかと考えられます。

理事及び監事の就任日～社会福祉法人

　６月も半ばに入りましたが、社会福祉法人では、これから下旬にかけて、新制度では初めての定時評議員会が開催される法人が多いと思います。この定時評議員会では、新理事や新監事が選任されます。
　そこで、今回は理事及び監事の就任日などについて記載します。

１．理事及び監事の就任日
　理事及び監事の就任日は、理事及び監事が就任を承諾した日となります。
　一方、理事及び監事の任期の起算日は、選任時（選任決議をした時）となります（Q&A問132参照。なお社会福祉法（以下「法」）45条）。
　具体例をあげると、評議員会の開催日が平成29年6月23日、就任承諾をした日が同年7月1日であるとすると、任期の起算日は同年6月23日となり、就任日は同年7月1日となります。

　実務上、新しい理事及び監事が就任する場合、例えば、前職の任期が残っているため、就任日を遅らせる必要性が生じることも想定されます。このような場合、就任承諾の日を評議員会終結の時よりも遅らせることはできます。
　しかし、Q&A問132に記載されているように、就任日を遅らせることで任期の起算日を遅らせることはできません。

【参考　Q&A問132より】
　任期の起算点を「就任時」とすると、就任承諾は被選任者の意向に委ねられる結果、評議員会の選任決議と就任承諾との間に長期間の隔たりがある場合などにおいて、任期の終期が評議員会の意思に反する事態が生じかねないため、任期の起算点は、評議員会における「選任時」となる。

２．任期の計算方法
　任期の起算日とは、任期を計算する最初の第一日をいいます。
　理事及び監事の任期は、新制度においては、ちょうど2年間という数え方ではなくなりました。
　まず、条文を引用します。法45条では、

　「役員の任期は、選任後二年以内に終了する会計年度のうち最終のものに関する定時評議員会の終結の時までとする。ただし、定款によつて、その任期を短縮することを妨げない。」

　とされています。
　そうなると、必ずしも任期は2年間ちょうどとは限らず、2年間よりも長いケースや、2年間よりも短いケースもでてきます。
　例えば、平成29年6月23日に評議員会を開催した社会福祉法人が、平成31年6月26日に評議員会を開催するとします。（注：平成は平成30年で終了しますが便宜のため平成を使用します。）
　この場合、2年間よりも少し長い期間となりますが、問題はありません。その根拠を条文の要件に従ってみてみます。
　
　「選任後二年以内に終了する会計年度」ですから、この場合、平成29年6月23日から2年以内に終了する会計年度とは平成29年度と平成30年度となります。
　次に、これらの「会計年度のうち最終のもの」とは、平成30年度となります。
　そして、この平成30年度「に関する定時評議員会の終結の時まで」ですから、この場合の評議員会は平成31年6月26日の評議員会となります。
　逆に、平成31年6月21日に評議員会を開催した場合でも同じです。この場合は、2年間よりも少し短い期間となります。

　もう一つ見てみます。
　例えば、平成30年3月27日に評議員会が開催され、理事ないし監事が選任されたとします。この場合は、「選任後二年以内に終了する会計年度」とは、平成29年度と平成30年度となります。平成30年3月27日から2年以内に訪れる決算日は平成30年3月31日と平成31年3月31日です。平成32年3月31日だと2年を超えてしまうからです。
　この平成29年度と平成30年度のうち、「最終のもの」ですから、平成30年度となります。そのため、例えば平成31年6月24日に定時評議員会を開催する場合、任期はこの日までとなります。そうなると、任期の期間は約1年3ヶ月となります。

３．就任承諾書の記載方法
　理事及び監事は法人とは委任の関係にあたりますので（法38条）、就任にあたっては、本人の就任承諾が必要です。
　就任承諾にあたっては、通常、就任承諾書をいただくことになります。
　この就任承諾書において、就任期間を記載する場合ですが、任期の計算方法は上記２のようになりましたので、就任日はともかく、就任期間の終了日については具体的な日付を記載することは避けるほうがよいと考えられます。なぜならば、約２年後の定時評議員会の開催日を現時点で決定することは困難だからです。
　そのため、記載方法としては、「平成30年度定時評議員会の終結の時まで」といった書き方がよいでしょう。
　就任承諾書については、福岡市のページに雛形がありますので、参考とするとよいと思います。