理事、監事の改選期における注意点～社会福祉法人

１．はじめに
　社会福祉法人では平成29年度から新制度が始まりました。そのため、平成31年度は理事、監事の改選期にあたります。
　そこで、理事、監事の改選期において、注意する点をあげたいと思います。

２．任期の確認
　役員の任期は「選任後二年以内に終了する会計年度のうち最終のものに関する定時評議員会の終結の時までとする。ただし、定款によつて、その任期を短縮することを妨げない。」（社会福祉法（「以下」法）45条）とされています。
　ほとんどの理事、監事は平成29年6月に選任されたと思われますので、その理事、監事は（元号は変わりますが）平成31年度が改選期になります。

　注意すべきは、この間に理事、監事の交代があった場合です。
　「役員の任期の計算方法～公益法人・社会福祉法人」の再掲になりますが、例えば、平成30年3月に理事に選任された場合、平成31年度の定時評議員会の終結の時までが任期となりますので注意する必要があります。多くの社会福祉法人は6月に定時評議員会を開催するので、この場合だと、平成30年3月に選任された理事は平成31年（2019年）6月までが任期となります。期間は約1年3ヶ月となります。旧制度と異なり、丸々2年間ではなくなったので、注意が必要です。

３．監事の選任
　「監事選任における留意点～公益法人及び一般社団法人等、社会福祉法人」でも記載さいましたが、評議員会を開催するときに監事の選任に関する議案を評議員会に提出するには、監事（監事が二人以上ある場合にあっては、その過半数）の同意を得なければなりません（一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（以下「一般法」）72条①、法43条③）。
　この趣旨は監事の地位の安定性を保つためですが、その手段として監事の同意書を書面でもらっておく必要があります。（就任承諾書とは異なります。）。

　再掲となりますが、埼玉県久喜市の公式ホームページ内の「社会福祉法人の運営について」という社会福祉法人向けのページに、Word版で監事の同意書のひな形が掲載されています。

４．就任承諾書
　今回、改選によって改めて選任されるので、就任承諾書も必要です。前回、記載したから今回は不要ということにはなりませんので注意が必要です。
　就任承諾書については、前回のものを使用すればよいですが、兵庫県の「社会福祉法人制度改革に関する資料について」にも掲載されていますので、ご紹介しておきます。
　
　その他、欠格事由などについても確認をしておく必要があります。

５．理事長の選定
　定時評議員会により、理事が選任されたら、その後に理事会を開催して理事長を選定する必要があります（法45条の13③）。
　理事長は理事であることが前提ですから、理事の任期が終了した時点で理事長の地位も消滅しています。従って、改選期においては改めて理事会で理事長を選定する必要がありますので失念しないようにする必要があります。
　
　なお、理事長選定のための理事会は、定時評議員会の直後に開催しても構いません。むしろ、日を空けてしまうとその間、理事長不在ということになってしまい、機関運営上好ましくありません。

　なお、この場合の開催方法ですが、「新理事による理事会の招集方法」にも記載したように、招集手続の省略によって開催すればよいでしょう（法45条の14⑨、一般法94条②）。
　招集手続の省略とは、理事及び監事の全員の同意があるときは、招集の手続を経ることなく開催することができるというものですが、全員の同意は、書面でなくても問題はありません。口頭でも可能です。

　その他の方法では、同じく「新理事による理事会の招集方法」にも記載したように、決議の省略による方法でも構いません。

公益財団法人を設立するときの注意点（２）

１．はじめに
　以前、「公益財団法人を設立するときの注意点（１）」では、親族規制について記載しました。
　今回は、公益財団法人を設立するまでの過程について記載します。

２．一般財団法人の設立
　公益財団法人を設立するには、まず、一般財団法人を設立する必要があります。いきなり、公益財団法人は設立できません。なぜかというと、公益財団法人とは、一般財団法人のうち、公益認定を受けた法人を指すからです（公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律（以下、認定法）４条２号）。すなわち、一般財団法人を設立し、その後、行政庁から公益認定を受けて公益財団法人に至るわけです。



３．一般財団法人の設立における留意点
　一般社団法人や一般財団法人の設立は簡単だ、という話をよく聞きます。しかしながら、これはケースによって異なります。もう少し具体的に言うと、財務会計がどの程度行われているかによって設立までの時間が異なってきます。
　確かに、一般財団法人の場合、定款を作成すれば、ほぼ手続きは終了といってもよいほど比較的簡単にできます。しかしながら、設立登記を行った後、２ヶ月以内に税務署などに設立時貸借対照表を届け出る必要があります。設立時貸借対照表を作成するには資産、負債の関係が明らかになっていなければなりません。これは登記手続きを行う前に終了させておきたいところですが、場合によっては意外に時間がかかります。

　以下、ケースに分けて説明します。

　まず、①全く活動実績がない新規設立の場合と②それまで任意団体として活動してきた場合の２つに分けます。

①全く活動実績がない新規設立の場合
　この場合は、比較的簡単に設立できます。
　財務会計については、これまで活動実績がないため、会計帳簿はありません。従って、設立時貸借対照表を作成すればよいことになります。ただし、どのような財産を法人の資産にするのか、その範囲と金額について定める必要があります。金額については、現金預金であればわかりやすいですが、固定資産の場合は価額のつけ方が難しい場合もあります（文化財など）。

②それまで任意団体として活動してきた場合
　この場合、どのような会計を行ってきたかによって異なります。具体的には、複式簿記による会計を行ってきたかどうかによります。

（イ）複式簿記を行ってきた場合
　それまで、複式簿記による会計を行ってきた場合は、比較的スムーズに設立できます。複式簿記によれば、資産、負債、正味財産の関係が明らかになっているためです。そのため、設立時貸借対照表の作成にはそれほど時間はかかりません。もちろん、資産の実在性など、会計上適正である必要があるので、そのチェックに多少時間がかかる場合もあります。

（ロ）複式簿記を行っていなかった場合
　複式簿記を行っていなかった場合は、いわゆる単式簿記の方式になっているため、資産、負債の関係を明らかにするまでに時間がかかりやすい傾向にあります。
　現金や預金の残高の把握には時間はかからないことが多いですが、例えば、所有する固定資産については減価償却を行っていないため、減価償却を行った後の帳簿価額の計算に時間がかかることもあります。具体的には、いつ取得して、何年経過しているのか、取得価額はいくらだったのかといった情報の把握に意外に時間がかかります。
　負債に関しても、未払金を計上したことがないので、債務がどこまであるのかの把握に結構時間がかかります。

　このように、設立時貸借対照表を作成することは、一見、簡単なように見えますが、ケースによって完成するまでの時間が変わってきます。こういったところで、一般財団法人の設立までのハードルは異なってきますので、設立する場合は、現状の把握を行うことが必要です。　

経営難の病院を乗っ取る手口（１）

１．医療法人のハコ化
　最近、産経新聞に平成30年10月9日付で「「医療・福祉」の倒産最多　経営難、暴力団つけ込む　年間見込み」という記事が掲載されました。
　
　まず、記事の冒頭部分を引用します。

「医療⾏為などの診療報酬を主要な収⼊源とする「医療・福祉事業」の1〜8⽉の倒産件数が前年同期⽐40件増の196件に上り、年間件数が過去最多を更新する⾒込みであることが9⽇、⺠間信⽤調査会社「東京商⼯リサーチ」（東京）の調査で分かった。病院・医院の倒産に加え、⾝売りも続発。経営難につけ込んだ暴⼒団やブローカーらが、医療機関の診療報酬請求権を売買するなど暗躍している。」

　赤文字ゴシックは私によるものですが、経営難に陥った医療法人等に対して、反社会的勢力がつけ込んでいることが記載されています。この記事では、その後、その乗っ取りの手口が具体的に記載されています。

２．資金繰りの悪化が招くハコ企業への転落
　以前、このブログでは「経営者による内部統制の無効化とハコ企業」というタイトルでブログを記載しました。
　このブログでは、資金繰りが悪化したときは内部統制の無効化が発生しやすくなり、その結果、「ハコ企業」に陥りやすくなることから、資金繰りは絶対に悪化させないようにする必要がある、という趣旨の文章を記載しました。
　資金繰りが悪化した上場企業の中には、この過程を通じてハコ企業になってしまったところも少なくないのですが、この点は医療法人、社会福祉法人、公益法人も注意する必要があるということも記載しました。理由は、こういった非営利法人は内部統制が脆弱であるためです。例えば、理事会や監事などのガバナンスも弱いため、外部の人間に簡単につけ込まれやすい傾向があるためです。

３．経営悪化の原因
　医療法人などの医療・福祉関係事業者の一部が経営難に陥り、資金繰りが悪化している理由はいろいろとありますが、記事にも記載されているように国家財政の悪化によって、診療報酬が抑制傾向にあることが原因の一つです。
　診療報酬は、公定価格なので自分で価格を決定することができません。一方で我が国の財政は悪化していますから保険による診療報酬の支払は極力少なくしたいところです。そのため、同じ医療業務を行っても、売上が段々と少なくなり、コスト削減に失敗してしまうと資金繰りが苦しくなっていくという図式です。
　このように、資金繰りが悪化すると、経営を続けていくことが苦しくなります。そうなると、冒頭に記載したように、資金の援助をちらつかせる外部の人間につけ込まれ、内部統制の無効化が次々と発生し、ハコ企業に陥ることになります。

４．診療報酬請求権の売却
　乗っ取りと利益を得る手口についても産経新聞の記事に記載されています。
　要約すると、

①理事長の権限が強いワンマン経営の病院に、トップの信頼を得て経営中枢に入り込む
②診療報酬請求権を売却して運転資金を工面するという提案を承諾させ、実際に金融機関に診療報酬請求権を売却する
③さらに金融機関からその診療報酬請求権を入手する
④ブローカーに診療報酬請求権を高値で売却する

　ということです。

　なお、この診療報酬請求権の売却ですが、これ自体は問題はありません。いわゆるファクタリングです。健全な法人でも、資金繰りをよくするためファクタリングを行っているところもあります。

　ファクタリングの会計処理は概ね以下のとおりです。

【仕訳例】
（１）売掛金1,000を金融機関に譲渡する

　（借方）未収金　1,000　（貸方）売掛金　1,000

（２）金融機関から950の入金があった。

　（借方）現金預金　950　（貸方）未収金　1,000
　　　　　支払手数料　50

　なお、支払手数料は非課税取引となりますので課税仕入にしないように注意する必要があります。

　今回はここまでとします。
　次回は診療報酬請求権が売却される背景について説明します。

公益法人の立入検査のポイント（１）

１．概要
　８月も終わりに近づき、９月になろうとしています。９月になると行政庁による公益法人の立入検査が本格的に始まります。もちろん、８月に実施しているところもありますが、どちらかというと９月以降が多くなります。
　公益法人の制度改革以後、ほぼすべての公益法人（公益認定を受けた一般社団法人及び一般財団法人をいいます。以下同じ。）には立入検査が入っていますが、近年設立された公益法人やこれから公益法人を設立しようとされる方もいらっしゃると思います。特に、事業承継や相続税対策のために今後、公益法人を設立したいという方は多くいらっしゃいます。
　そこで、今回は公益法人の立入検査のポイントについて記載したいと思います。
　なお、本稿は私見であることにご留意ください。

２．立入検査とは何か
　立入検査の根拠は、公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律（以下「認定法」）の第27条①に求められます。
　認定法27条①では「行政庁は、公益法人の事業の適正な運営を確保するために必要な限度において、内閣府令で定めるところにより、公益法人に対し、その運営組織及び事業活動の状況に関し必要な報告を求め、又はその職員に、当該公益法人の事務所に立ち入り、その運営組織及び事業活動の状況若しくは帳簿、書類その他の物件を検査させ、若しくは関係者に質問させることができる。」と定められています。
　これを根拠に、行政庁が立入検査を行うわけです。
　立入検査は、条文のとおり、公益法人の事業について適正な運営ができているかどうかを調べるために行われます。
　具体的には、大きく分けて①機関運営や公益事業の実施といったガバナンス面と②内部統制を含む会計面について調べられます。

３．行政庁ごとの実施例
　立入検査のスタイルは行政庁によって異なります。
　私もこれまで数多くの立入検査に立ち会ってまいりました。
　ここでは、私の知っている範囲で各行政庁の立入検査の実施状況を記載してみます。ただし、私の記憶違いもあるかもしれませんので、あくまで参考でお願いいたします。

（１）内閣府
　日数：1日
　時刻：午前11時～午後4時頃
　人数：2名
　内容：ガバナンス面と会計面（事業報告等を含む）
　頻度：概ね4年に1回
　特徴：内閣府はプロパー職員は少なく、大抵他の省庁から出向されている方です。
東京から出張されるので、関西あたりに来られるときは日帰りになります。

（２）京都府
　日数：1日
　時刻：午後1時～午後5時30分
　人数：3～４名　うち1名は公認会計士
　内容：ガバナンス面と会計面
　頻度：概ね3年に1回
　特徴：①京都府は、ガバナンス面と会計面のそれぞれについて担当者がつき、同時並行で検査を行っていきます。会計面は公認会計士が行います。時間が午後のみと短い分、役割分担を行って効率的に行うということだと思います。そのため、担当者数も多めになります。
②事前に立入検査のチェックポイントが送られてきます。これにより、どのようなことを検査されるのかを事前に知ることができます。
③事業報告等については立入検査当日は見ないことになりました。

（３）滋賀県
　日数：1日
　時刻：午前10時（だったと思います）～午後5時30分
　人数：2名
　内容：ガバナンス面と会計面（事業報告等を含む）
　頻度：概ね3年に1回
　特徴：①滋賀県は前半をガバナンス面、後半を会計面といった感じで進めていました。役割分担はなく、ガバナンス面、会計面を二人で一緒に見ていました。
　②滋賀県は滋賀県公益認定等委員会のHPで、立入検査実施計画を公表し、どの年度にどの公益法人に立入検査を行うのかというスケジュールを公表しています。また、立入検査チェックシートも公表しています。これにより、どのようなことを検査されるのかを事前に知ることができます。

（４）大阪府
　日数：1日
　時刻：午前10時～午後5時30分
　人数：３～4名　うち1名は公認会計士
　内容：ガバナンス面と会計面（事業報告等を含む）
　頻度：4年に1回
　特徴：ガバナンス面と会計面についてそれぞれ担当者がつき、同時並行で行っていきます。京都府と同じスタイルですが、大阪府は終日実施します。
　頻度は４年に１回となったそうです。

（５）兵庫県
　日数：1日
　時刻：午前９時30分～午後5時30分
　人数：２名
　内容：ガバナンス面と会計面（事業報告等を含む）
　頻度：概ね３年に１回
　特徴：事業報告等の担当者、ガバナンス面・会計面の担当者がいて、同時並行で行っていきます。
　事前に準備していただきたい資料のリストが送られてきます。

　日数は、どの行政庁も通常は１日です。ただし、ごくまれに２日間にわたって行われるところもあるそうです。
　また、終了時刻ですが、予定よりも早い時刻に終わることもよくあります。

４．最後に
　今回は、立入検査の概要面について記載しました。
　公益法人であれば、立入検査は必ず実施されます。これから公益法人を設立することを考えられている方は、公益法人は設立したら終わりではなく、設立後もいろいろな規制が続くということを知っていただきますようお願いいたします。

人事異動があった場合の対処法～公益法人

１．人事異動があった場合
　地方公共団体では３月下旬に人事異動の内示がでますが、公益法人に出向する人もいれば、出向が終わって戻る人もいます。また、人事異動により役職が変わり、充て職で就任していた理事をやめることになる人も出てきます。
　もちろん、地方公共団体のみならず、いろいろな団体から充て職で理事についている人も同様です。
　理事のみならず、事務局長など、いわゆる重要な使用人に該当する人も人事異動となるケースが出てきます。
　今回は、このような人事異動があった場合の論点について、公益法人の場合について記載します。ただし、この論点は社会福祉法人についても同様です。
　なお、本稿は私見であることにご留意ください。

２．充て職の理事の場合
（１）充て職とは
　まず、最初に、充て職とは、ある団体の会長や地方公共団体のある役職の人といった特定の地位についている人を、別の法人や団体などの特定の地位に就かせることをいいます。
　充て職は、外郭団体系の公益法人や社会福祉法人などでよく見られます。
　例えば、ある県の外郭団体である公益財団法人の理事長は、その県の知事が就任することになっている、といった具合です。
　このような充て職で公益法人などの理事についている場合、その所属している法人・団体・地方公共団体で人事異動があった場合に、いくつかの問題が出てきます。

（２）新理事の選任方法
　人事異動で理事が変更となった場合、新しく充て職で理事に就任予定となる人の扱いが問題となります。
　この場合、新しく充て職でやってくる人は、自動的に理事になるのかというと、それは不可です。後釜の人は、自動的に理事にはなりません。理事になるには、社員総会又は評議員会での選任決議が必要です（一般社団法人及び一般財団に関する法律（以下「一般法」）63条①、177条）。
　もちろん、社員総会又は評議員会を開催するには、その前に理事会を開催し、社員総会又は評議員会の招集の決定を行う必要があります（一般法38条、181条）。
　そのため、後釜の人を理事に就任してもらうには、理事会、社員総会又は評議員会の決議が必要となりますが、人事異動がどうなるのかは3月下旬にならないとはっきりしないですし、時間や費用もかかるので、3月下旬や4月に入ってからの理事会や社員総会又は評議員会の開催は難しいのが現実です。
　従って、後釜の人は、５月あるいは６月に開催される定時評議員会で理事に選任されるまで待っていただくことが現実的ではないかと思います。
　もっとも、例えば、財団法人で人数が少ない小規模な法人では、決議の省略による方法で選任するという方法もあります。

（３）定数を下回った場合
　（２）のケースは、前任の理事が辞任しても定数を下回らない場合を想定しましたが、前任の理事が辞任したため、法律や定款で定めた定数の下限を下回ってしまう場合もある可能性も想定されます。
　そうなると、早く後任の人を理事にする必要があります。
　なお、理事の数が定数を下回った場合、法令上は、任期の満了又は辞任により退任した役員は、新たに選任された役員が就任するまで、なお役員としての権利義務を有するとされています（一般法75①、177条）。ただし、その選任の手続をすることを怠ったときは、原則として過料に処するとされています（一般法342条柱書、同条13号）。
　とはいえ、このような事態にならないように、例えば、次のような対策が考えられます。

（イ）仮に、地方公共団体の充て職の人が全員異動となっても、定数を下回らないような定数を定めておく。
（ロ）同業者団体など、団体系の人については、いつ辞任するのかを早めに報告していただく（本人は、その団体の任期はあらかじめわかっているはずなので。）
（ハ）定数は法令上の下限3名に定めておき、同時に理事数に余裕をもたせる。

３．事務局長など重要な使用人の場合
　出向元の人事により、事務局長や事業部の部長が異動となることもあります。
　通常の職員であれば、単なる人事異動ですが、事務局長や事業部長となると、以前、「事務局長や施設長などの選任及び解任」で触れたように「重要な使用人」に該当すると考えられます。
　この「重要な使用人の選任及び解任」の場合は、理事会の決議が必要となってきます（90④、177条）。
　社員総会や評議員会での選任決議は必要ないので、理事会の決議のみとなります。そのため、時間や手数はかかりますが、この場合、理事会の決議は必要です。
　ただし、困るのは、地方公共団体の人が、人事異動で公益法人の事務局長など重要な使用人になるケースです。この場合、上述のように、3月下旬にならないと誰が来るのかがわからないのが現状です。
　しかも、外郭団体系の公益法人の場合、建前では重要な使用人は理事会決議で決定するはずですが、実際には地方公共団体において決められてしまっています。
　この場合、考えられる方法としては3月下旬に内示が出たら、後釜の人に履歴書、職務経歴書を提出していただき、3月中に決議の省略により理事会を行い、これにより重要な使用人を決定するというものがあります。実質的には追認のような形になりますが、やむを得ないと思います。　

事業計画書等の提出に係る留意点～公益法人

１．概要
　我が国の公益法人（公益認定を受けた公益社団法人又は公益財団法人をいいます（公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律（以下「認定法」）２条①②③）は３月決算の法人が多いですが、３月決算の公益法人は翌事業年度の開始の日の前日である３月末日までに事業計画書等を行政庁に提出しなければいけません（認定法22条①）。
　今回は、事業計画書等の提出についての留意事項を記載します。
　なお、本稿は私見であることにご留意ください。

２．提出書類
　提出書類としては、まず、①事業計画書、②収支予算書、③資金調達及び設備投資の見込みを記載した書類（認定法21条①、22条①、公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律施行規則（以下「認定法施行規則」）27条）が必要です。
　また、①～③の書類について④理事会等の承認を受けたことを証する書類（議事録（写し））も提出します。

３．提出書類に係る留意点
（１）事業計画書
　事業計画書については、その事業年度に実施予定の事業を具体的に記載します。事業計画書については特に大きな留意点はないですが、公益認定を受けていない事業を新規事業として記載しないようにする点には注意する必要があるでしょう。従って、新規事業が、現在、公益認定を受けている公益事業の範疇であるかどうかを確かめる必要があります。

（２）収支予算書
　収支予算書については、２点留意事項があります。
　①損益計算ベースによること
　法令上では「収支予算書」となっており、名称に「収支」とついていますが、発生主義に基づいた損益計算ベースで計算した予算書である必要があります。
　この点については、旧制度から携わっておられる方からよくご質問を受けますが、上述の通り、この予算書は収支ベースではありません。従って、減価償却費や退職給付引当金繰入額といった発生主義による会計数値も予算の額として反映させる必要があります。
　②内訳書も提出すること
　また、この収支予算書については、公益目的事業会計、収益事業等会計、法人会計に区分された内訳書も提出する必要があります。
　法令では、「収支予算書」としか書かれていませんが、内訳書も忘れずに提出することに注意が必要です。

（３）資金調達及び設備投資の見込みを記載した書類
　「資金調達及び設備投資の見込みを記載した書類」については、公益法人インフォメーションから提出する場合には、当該書類も直接入力の書類としてセットになっていますので、提出自体を失念することはないと思います。（作成されていないと、送信時にエラーメッセージが出たと思います。）
　しかしながら、この書類に関する留意点は、理事会等での決議にあります。すなわち、この資金調達及び設備投資の見込みを記載した書類についても、その内容を審議し、理事会等において承認を得る必要があるということです。そのため、理事会等においては、公益法人インフォメーションに掲載されている様式を作成のうえ資料として配付し、議案として掲げて、理事会等の決議を経る必要があります。

（４）理事会等の議事録（写し）
　①事業計画書、②収支予算書、③資金調達及び設備投資の見込みを記載した書類は理事会の決議により承認を得ることになります（社員総会又は評議員会の承認を受ける法人もあります。）
　行政庁には、この理事会の議事録（写し）も提出します。社員総会又は評議員会の承認を受けた場合はその社員総会議事録又は評議員会議事録も必要となります。
　この理事会等の議事録ですが、例えば、理事会について、議事録には出席した理事及び監事が署名又は記名押印するとしている場合（一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（以下「一般法」）95条③）、理事及び監事の人数が多いと、議事録への署名又は記名押印が期末日までに間に合わないケースがあります。実際に、理事が数十人いる公益法人も珍しくありません。議事録の署名又は記名押印については容認の方法もあるのですが（定款で定めることにより、代表理事と出席した監事による署名又は記名押印とする方法）、各理事が自分の目で議事録を確かめたいという法人もあり、原則の方法を採用している法人も結構存在します。
　このように議事録の署名又は記名押印について、提出期限までに間に合わない場合は、理事及び監事の署名又は記名押印を行っていない仮の状態でいったん行政庁に提出してください。そうすれば、期限内の提出となります。
　ときどき、理事及び監事全員の署名又は記名押印を待って、期限後に事業計画書等を提出されている法人がありますが、これだと法令違反になります。上述のとおり、公益法人は毎事業年度開始の日の前日までに行政庁に提出しなければならない、とされているからです（認定法22条①）。
　特に、公益法人インフォメーションでは、理事会等の議事録が添付されていないとエラーとなり送信できませんので、理事及び監事の署名又は記名押印が間に合っていない場合は、いったん、署名又は記名押印が行われていない議事録を添付して提出を完了させてください。
　そして、理事及び監事の署名又は記名押印が終了したら、行政庁に連絡をして補正の依頼を行ってください。この補正により、署名又は記名押印済みの議事録に差し替えて、事業計画書等の提出を行えば完了です。
　なお、この補正は、行政庁によって対応は異なります。公益法人インフォメーションから補正提出するという正式なケースもあれば、「こちら（行政庁）で差し替えておきますのでメールで送ってください」というケースもあります。いずれにしろ、行政庁側もこの点は状況を理解されていますので、くれぐれも法令違反とならないようご注意ください。

４．備置きおよび閲覧　
　①事業計画書、②収支予算書、③資金調達及び設備投資の見込みを記載した書類については、その事業年度開始の日の前日までに主たる事務所に、また、その写しを従たる事務所に備え置かなければならず（認定法21条①）、さらに、閲覧の請求に応じなければなりません（認定法21条⑤）。
　このうち③については失念しやすいので注意が必要です。上記３（３）で、資金調達及び設備投資の見込みを記載した書類を作成する必要性を記載したのはこのためでもあります。従って、必ず、公益法人インフォメーションに掲載されている様式で当該書類を作成して備置きをするようにしてください。

自己の職務の執行状況の報告～社会福祉法人

１．概要
　全ての社会福祉法人は、３月頃には事業計画及び予算を審議し、承認するための理事会が開催される予定になっていることと思います。
　この理事会は例年通りではないかと思いますが、特に、理事会の開催を年２回としている社会福祉法人では、この理事会で「職務の執行状況の報告」を行っておく必要があるので留意が必要です。今回は、理事の職務の執行状況の報告について実務上の留意点を記載します。
　なお、本稿は私見であることにご留意ください。

２．制度の内容

　（１）報告を行う理事
　この職務の執行状況の報告ですが、報告を行うのは以下の理事です（社会福祉法（以下「法」45条の16②）。

　（イ）理事長
　（ロ）理事長以外の理事であって、理事会の決議によって社会福祉法人の業務を執行する理事として選定されたもの（業務執行理事）
　

　　この報告を行う趣旨は、理事会による理事長および業務執行理事に対する職務の執行の監督を機能させるためです（法45条の13②二）。すなわち、理事会が理事長および業務執行理事の職務執行についてその適法性や妥当性を判断するためには、彼らの職務の執行状況の内容を知ることが必要であることから、彼らにその内容を報告させているということです。

　なお、理事会の場で報告する人ですが、実際に実務を担当している事務局長や経理担当者といった現場の職員でないと詳細な報告が難しいケースもあると思います。このような場合は、理事長や業務執行理事が出席していることを前提として、理事長等の監督のもとで実務担当職員が報告させるという方式でも、趣旨は逸脱しないのではないかと思います（私見です）。ただし、理事長等はその内容を把握し、他の理事からの質問には回答できるようにしておく必要はあると思います。
　とはいえ、理事長や業務執行理事本人が発言するのが最もよいことであるのは間違いありません。
　
　（２）報告の頻度
　原則は3ヶ月に1回以上です（法45条の16③本文）。
　ただし、定款で毎会計年度に４月を超える間隔で２回以上その報告をしなければならない旨を定めた場合は、年２回でも可です（法45条の16③ただし書）。この容認規定で運営されている社会福祉法人は、６月頃の決算承認理事会と３月の事業計画及び予算承認理事会で報告を行われるところが多いと思います。
　なお、よく頂くご質問で「３月と６月では、４ヶ月超の間隔があいていないのではないか」というものがありますが、この間隔は事業年度でカウントしますので問題はありません。すなわち、６月から始めて４ヶ月超をカウントしますので、例えば、現在の進行年度でいえば、平成29年６月と平成30年3月は4ヶ月を超えることになります。
　もちろん、6月と3月でなくとも、それ以外の月で開催した理事会で自己の職務の状況の報告を行っても問題はありません。
　　
　３．自己の職務の執行状況とは
　「自己の職務の執行状況」の内容ですが、よく頂くご質問として「具体的に何を報告すればよいのかわからない。どのようなことを報告すればよいのか。」といったものがあります。回答としては、極端に言えば、理事の業務執行に関わることであれば何でもよい、ということになります。
　そこで、具体例を示します。

・決算見込
・月次決算や四半期決算の状況
・事業報告
・所轄庁による指導監査の指摘事項
・各事業部門の活動報告
・重要性の高い契約の顛末
・重要性の高い行政庁への届出事項や承認事項
・過去の理事会決議事項につきその経過内容

　４．議事録への記載
　自己の職務の執行状況の報告が行われた場合は、議事録に記載しておく必要があります。議事録に記載しておかないと、自己の職務の執行状況の報告が行われたかどうかが不明となるからです。
　この記載は法令上求められていませんが、指導監査のときにチェックされると思いますので忘れないようにする必要があります。なお、理事会議事録の法定の記載内容は社会福祉法施行規則２条の17③に記載されています。
　
　５．職務執行状況報告書
　京都市の参考様式集の中には「職務執行状況報告書」というものが入っていました。
　職務執行状況報告書は法令上で作成が求められている書面ではありませんが、上記４と同様の趣旨でも受けたものと推定されます。
　所轄庁のうち、このような報告書が参考様式として示されているところであれば、この報告書を作成しておくほうがよいと思います。
　なお、私見ですが、この報告書を作成した場合でも自己の職務の執行状況の報告について、議事録への記載は必要といえます。議事録には、発言内容を漏れなく記載することが必要ですし、また、職務の執行状況の報告について質疑応答もありえますので、その内容も記録しておく必要があるからです。

　６．決議の省略では不可
　最後に、この自己の職務の執行状況の報告は、実際に開催された理事会において行う必要があります。
　決議の省略による方法（いわゆる「みなし決議」）で行うことはできませんので留意する必要があります。

決議の省略～実務上の留意点

　社会福祉法の改正によって、社会福祉法人においても評議員会や理事会において決議の省略（いわゆる「みなし決議」）を行うことができるようになりました（社会福祉法（以下「法」）45条の9⑩、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（以下「一般法」）194条）、法45条の14⑨、一般法96条）。
　決議の省略は、平成18年の会社法改正で株式会社に導入され、その後、公益法人にも導入されました。
　
　この決議の省略ですが、法令上、提案内容に制限はありません。従って、決算の承認や役員の選任であっても提案できます。
　ただし、建前と本音といいますか、実務上、決議の省略を行うには「不文律」のようなものがあります。
　今回は、公益法人や社会福祉法人において、決議の省略を行っても差し支えがないケースについて記載します。

１．軽微な事項
　上記のように、決議の省略の場合、提案内容に制限はないのですが、実務上は、全員が賛成できるような軽微な内容（例えば、定款の文言の一部修正など）が望ましいといわれています。
　特に、社会福祉法人においては、一部の所轄庁でそのことを明確に指導しているようです。例えば、京都市では、５月に行われた社会福祉法人関係者向けの研修で、理事会の決議の省略について

「理事会における討議や理事からの説明を省略しても差し支えないような軽微な事項について行うことが適当です。」

　と「社会福祉法人制度改革後の法人運営について」という資料の中で明記しています。
　評議員会の決議の省略についても同様のことが記載されています。

　公益法人においても、内閣府や都道府県の立入検査で指摘されたことはないのですが、公益財団法人公益法人協会の書籍の中では、全員が同意できるような提案内容が望ましい旨が記載されています。

　従って、特に社会福祉法人は所轄庁の指導が強い傾向にあるので、決議の省略を行う場合は、提案内容は軽微な事項にするほうがよいでしょう。

２．代表理事や理事長が現職の知事、市長である場合
　決議の省略を行っても差し支えがないケースとしては、個人的には、代表理事（公益法人の場合）や理事長（社会福祉法人の場合）に現職の知事や市長が就任しているケースがあげられると考えています。

　現職の知事や市長がトップに就任している法人は、外郭団体的な公益法人や社会福祉法人で散見されますが、このような法人では、代表理事や理事長は公務が忙しいため、理事会を開催しても欠席という場合が多くなります。もちろん、理事の一人が欠席しても定足数を満たせば理事会は成立するのですが、理事会のトップが常に参加しない理事会というのは、理事会のあり方として望ましくないといえます。
　なお、社会福祉法人では、社会福祉法改正により「書面出席」は認められなくなったので注意が必要です。理事会は本人が出席することが必要であり、持ち回り決議や書面決議は認められません。理事は法人とは委任の関係にあり、そのような理事が実際に集まって理事会において、十分な討論を行うことが必要だからです。

　そこで、このような法人では、決議の省略による方法がむしろ有効であるといえます。決議の省略では、理事全員の同意が必要なので、代表理事や理事長も書面や電子メールなどではあるものの、内容に目を通し、同意の意思表示を行うので、参加はしたことになります。

　実際、現職の知事等が代表理事に就任している公益法人では、理事会の多くを決議の省略で行っているというところもあります。

　なお、代表理事・理事長、業務執行理事は、自己の職務の執行の状況を報告する必要があることから、全ての理事会を決議の省略による方法で行うことはできないので注意が必要です。　

理事長や監事が欠席した場合の理事会について～社会福祉法人

１．概要
　社会福祉法人においても、監事は理事会への出席が義務付けられました（社会福祉法（以下「法」）45条の18③、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（以下「一般法」）101条①）。
　また、理事会の議事録（書面で作成されている場合）の署名又は記名押印を行うのは、原則は、出席した理事全員と監事ですが、定款で定めることにより、出席した理事長と監事とすることができる旨が定められました（法45条の14⑥）。
　そこで、今回は、理事長や監事が欠席した場合の理事会成立の可否及び議事録への署名又は記名押印について説明します。

２．理事長が欠席した場合
　理事長が欠席した場合でも、定足数を満たしていれば理事会は成立します（法45条の14④）。

　次に、議事録への署名又は記名押印ですが、定款で、署名又は記名押印を行う者を出席した理事長及び監事としている場合、法令では、「定款で議事録に署名し、又は記名押印しなければならない者を当該理事会に出席した理事長とする旨の定めがある場合にあつては、当該理事長」（法45条の14⑥）と定められていることから、理事長が欠席した場合はこの要件を満たさないことになります。
　そのため、理事長が欠席した場合は、この容認規定は適用できないため、原則規定の適用となり、出席した理事全員と監事全員が署名又は記名押印を行うことになります。

３．監事が欠席した場合
　監事が欠席した場合でも、理事会は成立します。たとえ監事全員が欠席した場合でも理事会は成立します。

　次に、議事録への署名又は記名押印ですが、定款で、署名又は記名押印を行う者を出席した理事長及び監事としている場合について説明します。
　理事長が出席していれば、監事の一部が欠席していても、理事長と出席した監事が署名又は記名押印すれば問題はありません。
　また、監事全員が欠席した場合でも、理事長が出席していれば理事長のみの署名又は記名押印で問題はありません。

　なお、法令上の問題はなくとも、監事の欠席は、理事の職務の執行の監査を行うという監事の目的を達成するための手段を放棄していることになり、ガバナンス面で問題があります。従って、監事は全員が出席することが望まれます。
　なお、万が一、監事が欠席した場合は、理事会議事録にその旨、その理由を記載しておくとよいでしょう。記載する場所は、どこでも結構です。

　以上、参考としていただけますと幸いです。