なお、この機関運営の留意点は、公益法人においても同じなので、公益法人及び社会福祉法人共通のものとして記載します。なお、本稿の「公益法人」とは、一般社団法人及び一般財団法人と公益認定を受けた一般社団法人及び一般財団法人を指します。
１．理事会の開催回数
理事会は必ず、実際に開催することが必要です。その回数ですが、原則として年４回以上の開催が必要です。ただし、容認として年２回以上の開催とすることもできます。
以下、具体的に記載します。
理事会を実際に開催することの必要性の根拠ですが、これは、公益法人の場合は代表理事、社会福祉法人の場合は理事長、及び業務執行理事は原則として3ヶ月に１回以上、自己の職務の執行の状況を理事会に報告しなければならないとされているためです（一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（以下「一般法」）91条②、社会福祉法（以下「社福法」）45条の16③）。
3ヶ月に1回以上ですから、12ヶ月÷３ヶ月＝４となるため、最低年４回の開催が必要になるというわけです。
しかし、上記の通り、年２回以上の開催とすることもできます。ただし、これは定款に定めがあることが要件です（一般法91条②ただし書き、社福法45条の16③ただし書き）。具体的には、定款で毎事業年度ないし毎会計年度に４箇月を超える間隔で2回以上その報告をしなければならない旨を定めることが必要です。
そのため、この規定が定款に定められていない場合は、原則通り年4回以上の開催となります。この点はご注意ください。
従って、今一度、自法人の定款がどのようになっているかを確認することが必要です。
なお、この容認規定における「４箇月を超える間隔」とは、事業年度ないし会計年度におけるものです。すなわち、年度においてカウントするものです。具体例をあげると、3月決算の法人において、6月に決算承認理事会を開催、翌年の3月に予算承認理事会を開催する場合があげられます。この場合、6月から翌年3月までは、4ヶ月を超えるのでこの要件を満たすことになります。
よくある質問として、「3月と6月では4ヶ月を超えていないのではないか」という質問がありますが、上記の通り、年度でカウントしますので、4月初日から3月末日までの期間が対象となります。すなわち、この場合の6月は翌事業年度（翌会計年度）になります。
最後に、この規定があることから、理事会の全てを決議の省略による方法（いわゆる「みなし決議」）によることはできません。この点も十分にご注意ください。
２．役員選任の決議方法
役員（理事及び監事）は公益法人では社員総会又は評議員会で、社会福祉法人では評議員会で選任することになりますが、この選任は各役員について個別に決議を行う必要があると解されます。すなわち、一括決議は不可と解されます。
趣旨は、役員の選任という重要な意思決定について、法は理事の選任議案の内容をすべての社員ないし評議員に通知すると規定するなど（一般法38条①Ⅴ、同法施行規則4条③イ、一般法181条①Ⅲ、同法施行規則58条①、社福法45条の9⑩、同法施行規則2条の12）、慎重に審議を行うことを要求していますが、これを個別決議ではなく、一括決議にしてしまうと、社員又は評議員の意思が反映されないことになり、法の趣旨が没却されてしまうからです。
例えば、理事候補がA,B,C,D,E,F,Gの6名がいるとします。評議員のうちXはA~Gの6名につき選任案に賛成ですが、評議員YはA~Fの選任には賛成であるものの、Gについては選任に反対と考えているとします。
このとき、一括決議により「評議員全員の賛成により理事候補全員の選任について異議なしとします」としてしまうと、評議員Yの意思が反映されない結果となってしまいます。そうなると、評議員会で慎重に審議を行い役員を選任するという法の目的が達成されなくなります。
そのため、役員の選任決議は一括決議ではなく、個別決議で行う必要があります。
３．社員総会又は評議員会の議事録
社員総会又は評議員会の議事録には、議事録の作成に係る職務を行った者の氏名を記載する必要があります（一般法57条①、同法施行規則11条③Ⅵ、一般法193条①、同法施行規則60条③Ⅶ、社福法45条の11①、同法施行規則2条の15③Ⅶ）。
これは忘れやすいのでご注意ください。なお、理事会議事録についてはこの規定がありませんので、必ずしも議事録の作成に係る職務を行った者の氏名の記載は必要ありません。
この議事録の作成に係る職務を行った者ですが、その資格については公益法人、社会福祉法人ともに規定がありませんので、事務職員でも問題はありません。余談ですが、株式会社では株主総会の議事録の作成に係る職務を行った者は取締役となっています（会社法318条①、同法施行規則72条③Ⅵ）。
また、氏名の記載なので、押印は必要ありません。
具体的な記載方法ですが、拙著「「社会福祉充実計画」の作成ガイド」（中央経済社）P115の【図表3-32】に記載していますので、参考としていただけますと幸いです。
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